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Introducción

La presente política rige las actividades de todas las empresas que forman parte del grupo MVGM, en adelante denominadas MVGM. Para MVGM, es importante que la empresa y sus empleados respeten las normas y prácticas éticas más estrictas. Parte de la cultura de la empresa es que, si se produce una conducta ilegal o poco ética, se comunique para poder tratarla oportunamente. Esta política de denuncias se ha establecido para facilitar la correcta comunicación de una conducta irregular, sin que el/la denunciante tenga que temer un impacto negativo en su empleo o sus perspectivas profesionales. Esta política de denuncias se aplica a todas las empresas, participaciones y/o dependientes de MVGM.

Código de conducta

Conforme a los acuerdos de integridad descritos en el Código de Conducta de VGM-NL (Vastgoed Management – Nederland), al que MVGM se adhiere, tenemos una responsabilidad con respecto a nuestras partes interesadas. El Código de Conducta sirve como guía de conducta profesional y modo de hacer negocios. El Código se aplica a todas las personas en nuestra organización y a nuestras actividades en conjunto, así como a la conducta de nuestros empleados a nivel individual. En todas nuestras actividades empresariales, hacemos todo lo posible para ser abiertos y respetables en nuestras actuaciones y mostrar integridad.

Conducta irregular

No obstante, esto no afecta al hecho de que puede producirse una conducta irregular. Una (presunta) conducta irregular significa: (una sospecha de) una infracción de las disposiciones (como fraude, malversación o corrupción) de las normas de conducta de MVGM establecidas en su Código de Conducta, o que provoque una situación por la cual el personal o terceros se vean comprometidos. La (presunta) infracción perjudica a uno o más empleados, a la empresa, a terceros o al interés público. La infracción perjudicial debe superar el interés personal del/de la denunciante.

Creemos que los empleados que sospechen de una conducta irregular deben poder denunciarla de manera sencilla y segura. Por lo tanto, MVGM ofrece esta política de denuncias para permitir una pronta investigación en profundidad de los casos, informando a la persona que los haya planteado. Además, MVGM debe ofrecer a estos empleados la protección necesaria para que puedan continuar sintiéndose seguros.

Esta política de denuncias permite a los empleados denunciar una (presunta) conducta irregular lo antes posible. Asimismo, no esperamos que los empleados demuestren que lo que afirman es cierto. No obstante, deben poder demostrar que hay hechos y/o circunstancias que justifican la sospecha razonable de una conducta irregular. MVGM publica la política de denuncias en la intranet de la empresa (Blue way) y también en el sitio web.

Ámbito de aplicación

Todos los empleados de MVGM pueden utilizar la política de denuncias. Esto incluye también a los empleados con un contrato temporal.  Las personas en prácticas, los empleados que trabajen para MVGM de manera temporal y aquellos que actúen en nombre de MVGM pueden denunciar una conducta irregular, pero no pueden utilizar este sistema. Esto se debe a que lo primordial para la política de denuncias es la protección del/de la denunciante. Si un/a denunciante no es empleado/a de MVGM, esta no puede ofrecerle protección.

Cultura corporativa

Una política de denuncias no solo ayuda a responder adecuadamente a una conducta irregular, sino que también contribuye a evitarla. Es una parte esencial de la cultura corporativa de MVGM, que da lugar a que los empleados actúen con integridad, expresen sus críticas y aborden el mal comportamiento. Estos tres aspectos se fomentan y se valoran.

Procedimiento
Paso 1 – Planteamiento de una preocupación

Como primer paso, los empleados deben plantear una preocupación a su responsable directo, de manera verbal o por escrito, refiriéndose a la misma como una cuestión de denuncia. El responsable directo puede acordar un modo de resolver la cuestión de forma rápida y eficaz. La persona también debe informar de si ha tenido un interés personal directo en el asunto.

De manera alternativa, si hay motivos para creer que el responsable directo puede estar implicado de algún modo en la conducta irregular, o si el responsable directo no aborda el asunto lo suficiente, la persona puede plantear su preocupación al departamento de Cumplimiento, quien actuará como punto de contacto del/de la denunciante.

El/la denunciante puede informar de la conducta irregular en cuestión por escrito y/o verbalmente, pero se prefiere una denuncia por escrito. El motivo es que así se elimina cualquier discusión sobre qué ha comunicado exactamente el/la denunciante al supervisor o el punto de contacto, y se puede obtener más información posteriormente. El destinatario siempre registra por escrito información adicional.

Para mantener el umbral lo más bajo posible, siempre se puede denunciar verbalmente. En caso de una denuncia verbal, el supervisor o el punto de contacto del/de la denunciante preguntará a este/a último/a si se opone a que su nombre conste en la denuncia.

Las denuncias verbales pueden realizarse por teléfono, pero también en una conversación personal dentro o fuera de la empresa. El supervisor inmediato o el punto de contacto del/de la denunciante redacta un informe de la conversación. En él se describirá la conducta irregular denunciada y cualquier otra circunstancia relevante de la manera más precisa posible.

Si el responsable directo es parte de una presunta conducta irregular, el/la denunciante informa de ella directamente al departamento de Cumplimiento.

Paso 2 – Investigación

El punto de contacto del/de la denunciante siempre comunicará una sospecha de conducta irregular al director general del/de la empleado/a sobre el que exista dicha sospecha. El punto de contacto del/de la denunciante tomará las medidas necesarias para investigar la situación.

Una vez que la denuncia se confirme, se emitirá un justificante de recepción y el punto de contacto del/de la denunciante confirmará la denuncia a este/a último/a. En esta confirmación se indica:

  • Qué implica exactamente la denuncia del/de la empleado/a;
  • que la denuncia del/de la denunciante no da lugar a medidas punitivas o un tratamiento injusto;
  • que MVGM protegerá al/a la denunciante todo lo posible;
  • en qué medida puede gestionarse la denuncia de manera confidencial. Si la confidencialidad total no es posible por cualquier motivo, el proceso de seguimiento se comenta minuciosamente con el/la denunciante antes de actuar;
  • que el/la empleado/a recibirá información sobre el avance y el posible resultado de la investigación después de un máximo de ocho semanas, y una indicación de qué medidas se han tomado.

Si, en interés de la investigación, es conveniente no hacer declaraciones sobre las medidas tomadas y el estado de la investigación, no se facilitará información al respecto. Por supuesto, el/la denunciante será informado/a.

No hay otros requisitos sobre la investigación por parte del punto de contacto del/de la denunciante. Se aplicarán los principios siguientes:

  • La información recibida por el punto de contacto del/de la denunciante es confidencial. Dicho punto de contacto utilizará la información únicamente a efectos de la investigación y para informar al/a la denunciante;
  • el punto de contacto del/de la denunciante está autorizado para solicitar información verbal y escrita a todos los departamentos de la empresa a efectos de la investigación, con sujeción a las normas de privacidad de los empleados. Dichos departamentos deben proporcionar toda la información disponible y relevante;
  • el punto de contacto del/de la denunciante mantendrá en secreto el nombre de este/a último/a;
  • el punto de contacto del/de la denunciante siempre aplicará el principio de audiencia justa, salvo que esto entre en conflicto con los intereses de la investigación;
  • el punto de contacto del/de la denunciante siempre revelará las conclusiones por escrito;
  • todos los registros y archivos se mantienen en un entorno seguro;
  • el punto de contacto del/de la denunciante no puede aplicar sanciones por sí mismo;
  • en caso de una infracción de la legislación, el punto de contacto del/de la denunciante siempre recomendará a la Dirección que se denuncie a la policía.

Paso 3 – Resultado

El punto de contacto del/de la denunciante informará al director general y al director del departamento pertinente, y asesorará sobre cualquier medida tomada, así como el proceso de seguimiento.

El director implicado en/después de la consulta con el director general decide sobre cualquier medida adicional y también sobre la gestión de la posible publicidad relacionada con el caso en cuestión. En el plazo de ocho semanas después de denunciar la conducta irregular, el/la denunciante recibirá información sobre el avance de la investigación y, cuando proceda, sobre las medidas tomadas.

Conducta irregular fuera del ámbito de aplicación de la política de denuncias

  • Reclamaciones personales (por ejemplo, sobre el lugar de trabajo, la relación con los compañeros o la Dirección). Estos problemas pueden comentarse con el supervisor inmediato o, si la reclamación está relacionada con el supervisor directo, su supervisor o RR. HH., se buscará una solución mediante consulta;
  • Conducta irregular de los arrendatarios (por ejemplo, cultivar marihuana, violencia doméstica). Lo mejor es comentar estos actos ilícitos con el supervisor inmediato, para así poder encontrar la manera más adecuada de solucionar el problema identificado mediante consulta.

Sin represalias contra el/la denunciante

El consejo ejecutivo de MVGM garantiza que ningún/a denunciante que actúe conforme a la política de denuncias sufrirá represalias. MVGM actuará de forma oportuna para proteger al/a la denunciante. Esto también se aplica si, después de una investigación, se desprende que la denuncia se ha realizado de buena fe, pero las acusaciones no pueden demostrarse de manera suficiente. MVGM mantendrá en secreto el nombre del/de la denunciante.